Team Dynamics: How to Make a Happy Team
Bicara tentang software development team, semua orang pastinya ingin memiliki tim yang beranggotakan developer-developer dengan kemampuan teknis terbaik. Mereka beranggapan bahwa kondisi tersebut akan meningkatkan produktivitas. Akan tetapi, tidak jarang juga kita menemukan beberapa development team yang beranggotakan orang-orang terbaik, justru kurang produktif. Lantas, mengapa hal tersebut bisa terjadi?
Dalam agile software development, komunikasi yang baik dari setiap anggota tim merupakan hal yang sangat penting. Untuk menciptakan komunikasi yang baik, tentunya kita perlu mengenali cara berkomunikasi beserta kepribadian/perilaku yang dimiliki tiap anggota. Layaknya tim sepak bola, sehebat apapun pemain-pemain hebat yang dimiliki oleh tim tersebut, namun jika antar pemain tidak dapat saling memahami satu sama lain serta tidak dapat berkomunikasi dengan baik, tim tersebut akan tetap kalah.
Hubungan perilaku antara anggota suatu tim menggambarkan dinamika tim. Menurut rallybright.com, Dinamika tim mencakup bagaimana cara anggotanya berinteraksi, bekerja sama, dan berkomunikasi. Kualitas dari dinamika tim dapat mempengaruhi pencapaian dari tim tersebut. Maka dari itu, sangat penting bagi sebuah tim untuk menciptakan dinamika tim yang positif.
Baik buruknya sebuah dinamika tim dapat dinilai dari perasaan yang dirasakan oleh setiap anggotanya. Apabila sebuah tim memiliki anggota-anggota yang bahagia, maka dinamika tim tersebut positif. Dengan dinamika tim yang positif, produktivitas tim akan meningkat.
Lalu, bagaimana cara menciptakan tim yang dinamis? Berikut ini adalah beberapa tips yang diterapkan oleh tim saya, yang saat ini sedang mengerjakan sebuah proyek perangkat lunak yang kebetulan merupakan salah satu mata kuliah di kampus saya, yakni Fasilkom UI. Dalam proyek ini, kami bekerja secara agile, dimana mengharuskan saya beserta tim untuk delivering working software dengan cepat.
Komunikasi yang Sering
Komunikasi yang sering merupakan salah satu hal yang manfaatnya benar-benar saya rasakan dalam proyek yang sedang saya kerjakan. Sebagai developer yang bekerja di belakang (backend), komunikasi dengan developer yang bekerja depan (Frontend) sesering mungkin merupakan hal yang penting bagi saya. Hal tersebut saya katakan karena pernah dalam suatu PBI, yakni pada sprint pertama, saya membuat API yang requirement-nya tidak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh tim frontend. Saya baru mengetahui hal tersebut mendekati akhir sprint, dimana pada saat itu tim kami melakukan proses integrasi FE dengan BE. Miskomunikasi tersebut membuat saya benar-benar kecewa. PBI yang seharusnya ditargetkan selesai pada sprint tersebut dan ditampilkan hasilnya pada client, terpaksa harus ditunda untuk sprint berikutnya.
Saya pun menyadari kesalahan yang saya lakukan. Pada saat mengerjakan PBI tersebut, saya hanya berkomunikasi dengan tim frontend sebanyak 2 kali (sebelum fase integrasi), yakni pada saat sprint planning dan awal sprint. Kemudian, di sepanjang sisa waktu sprint kami mengerjakan bagian kami masing-masing tanpa berkomunikasi sama sekali, percaya akan apa yang sedang kami kerjakan. Lalu, sebelum sprint berikutnya dimulai, tim kami membahas masalah ini dan sepakat untuk meningkatkan intensitas komunikasi antar anggota. Saya pun menerapkan hal tersebut dan terbukti hingga saat ini setiap PBI yang diambil oleh tim kami selesai tepat waktu. Hal tersebut memberikan pelajaran kepada saya bahwa komunikasi yang semakin sering dapat meningkatkan transparansi antar anggota. Tiap anggota dapat saling menyamakan persepsi, tahu apa masalah yang sedang dihadapi, dan menyelesaikannya semuanya secara tim. Komunikasi yang sering juga dapat membantu kita untuk memahami karakteristik orang yang berkomunikasi dengan kita dan memanfaatkannya untuk sarana perkembangan.
Buat Rencana Pengerjaan Proyek
Sebelum memulai sebuah sprint, sangat penting bagi tim untuk merencanakan increment yang ingin dikerjakan pada sprint tersebut. Hal ini sangatlah diperlukan karena tentu kita tidak ingin tim kita memulai sebuah sprint dengan ambiguitas. Proses perencanaan tidak bisa hanya dilakukan sebatas pada saat sprint planning saja. Sebelum mulai bekerja pada sebuah sprint, ada baiknya tim Anda berdiskusi membahas rencana pengerjaan yang mencakup tujuan, taktik, dan alur kerja. Saya dan tim menerapkan hal tersebut pada proyek yang sedang kami kerjakan. Biasanya tepat setelah sprint planning, kami melanjutkan kegiatan diskusi via Discord untuk membahas segala hal yang berkaitan dengan sprint yang ingin dikerjakan. Hal tersebut benar-benar sangat membantu tim kami. Terlebih lagi, tim kami kebetulan beranggotakan orang-orang yang bukan “terbaik” secara teknis, sehingga kegiatan tersebut kami manfaatkan untuk melakukan exploring bersama-sama sekaligus menyamakan persepsi pengerjaan, terutama antara pihak frontend dengan backend developer yang mengerjakan PBI yang sama. Ada beberapa manfaat yang dapat dihasilkan dari kegiatan tersebut, diantaranya meniminalisir miskomunikasi antar anggota, menyamakan persepsi akan requirement, menghilangkan ambiguitas, memberikan bekal untuk pengerjaan, serta meningkatkan kebersamaan tim.
Tentukan Cara yang Benar dalam Mengambil Keputusan
Sebuah tim yang dinamis harus bisa membuat keputusan secara kolektif. Hal ini merupakan bagian dari dinamika tim. Keputusan tidak datang hanya dari pemimpin lalu anggota lainnya memenuhi keputusan tersebut. Dalam tim kami, kami memiliki 1 orang developer yang kemampuannya diatas anggota lainnya. Namun dengan keunggulan yang ia miliki, bukan berarti segala hal menjadi kehendaknya. Kelompok kami mengutamakan musyawarah sebagai jalan untuk mengambil keputusan. Biasanya, jika terdapat suatu hal yang membutuhkan decision, kelompok kami berdiskusi via Discord untuk membahas solusinya. Setiap anggota memiliki hak yang sama dalam mengemukakan pendapat dan keputusan yang dihasilkan juga merupakan persetujuan bersama.
Selain itu, keputusan yang dihasilkan juga harus mengarah ke perkembangan. Contohnya, pada salah satu PBI yang kelompok kami kerjakan, kami memberikan perubahan terhadap sebuah fitur. Kami memutuskan untuk mengimplementasi perubahan tersebut atas dasar feedback pada saat sprint review, yang secara umum menjelaskan bahwa perubahan tersebut akan mempermudah user dalam mengerjakan task pada fitur yang bersangkutan.
Buat Slogan Tim yang Dapat Dijadikan Sebagai Motivasi
Untuk membuat sebuah development team yang dinamis, anggota-anggota dari tim tersebut harus senantiasa termotivasi dalam mencapai tujuan, yakni deliver working software. Tim saya memiliki slogan “buru buru amat”. Slogan ini memiliki makna bahwa segala permintaan yang diberikan client harus segera diselesaikan dengan cepat demi memberikan mereka kepuasan. Slogan ini juga sesuai dengan salah satu prinsip dari agile software development, yakni fast deliver working software. Slogan ini memberikan tim kami motivasi untuk bekerja dengan cepat dan senantiasa menuntut lebih usaha yang dikeluarkan. Dengan motivasi untuk bekerja cepat, diharapkan tim kami bisa menjadi lebih produktif.
Team Capacity Building
Sebuah tim yang dinamis harus selalu memberikan improvement, baik itu dari segi produktivitas ataupun kualitas anggotanya. Untuk senantiasa meningkatkan kualitas anggota, kami melakukan beberapa kegiatan di yang mengarah pada proses perkembangan anggota, baik itu secara teknis maupun psikologis. Kegiatan-kegiatan tersebut terbagi kedalam 3 aspek, diantaranya:
- Relasi
Meskipun kelompok kami bekerja di dalam suasana pandemi, dimana kami tidak bisa bercengkerama secara langsung, kami tetap mempertahankan keeratan hubungan tim dengan berkomunikasi via Discord. Banyak hal yang kami lakukan di Discord, mulai dari ngoding bersama, membahas proyek yang sedang kami kerjakan, berkeluh kesah akan proyek tersebut, hingga hal-hal lain seperti kehidupan selama pandemi. Dengan berkomunikasi, kita bisa tahu kondisi setiap anggota tim baik secara fisik maupun mental sehingga kita bisa menyesuaikan perlakuan kita kepada masing-masing dari mereka.
2. Skills
Pada proyek ini, kelompok kami mengerjakan banyak sekali hal yang belum pernah kami kerjakan sebelumnya, seperti membuat fitur live location, push notification, dsb. Kelompok kami selalu saling bantu membantu dalam memperajari hal-hal baru. Beberapa hal kami lakukan, seperti memberikan video tutorial yang komprehensif, mencarikan related source code yang mudah untuk dipahami, mencoba melakukan debug dan memecahkan error bersama-sama, dll. Hal-hal tersebut membuat kemampuan programming kami meningkat jauh lebih baik dibanding sebelumnya. Kami mendapatkan banyak sekali ilmu baru yang tentunya bisa kami manfaatkan di proyek yang lain.
Servant Leader
Didalam sebuah tim yang dinamis, terdapat servant leader. Secara bahasa, servant leader artinya pemimpin yang melayani. Menurut Servant leader memimpin sebuah tim bukan dengan gagasan bawahan harus melayani atasan, melainkan atasan yang melayani bawahannya. Menurut Chris Edmonds, servant leader melayani bawahannya dengan dedikasi untuk membantu bawahannya menjadi lebih baik. Sama halnya pada development team, servant leader membantu anggota lainnya agar dapat bekerja dengan baik. Siapapun anggota di dalam tim bisa menjadi servant leader, karena siapapun bisa memimpin dan melayani dari posisi atau peran apapun dalam tim. Sistem inilah yang membuat struktur sebuah tim menjadi decentralized.
Seluruh anggota tim termasuk saya sama-sama belajar untuk menjadi servant leader. Untuk menjadi seorang servant leader yang baik, terdapat beberapa tips (menurut inc.com), diantaranya:
- Setiap orang pantas diperlakukan secara sopan, dipercayai, dan dihormati. Ketiga hal ini sangat penting, mengapa? Karena semua orang pastinya memiliki kebutuhan yang sama akan ketiga hal diatas. Apabila kita mewujudkan ketiga hal tersebut kepada anggota tim yang lain, maka mereka juga akan melakukan hal yang sama kepada kita.
- Senantiasa Mendengarkan dengan Seksama dan Mengamati dengan Cermat. Seorang servant leader yang baik haruslah mendengarkan dan mengamati orang-orang yang dipimpinnya dengan baik. Hal ini bertujuan untuk mengenali orang-orang tersebut sehingga servant leader bisa memberikan pendekatan kepemimpinan yang sesuai untuk mereka. Sama halnya dalam sebuah tim, kita juga perlu mengenali anggota tim yang lain agar kita dapat menyesuaikan perlakukan kita kepada masing-masing dari mereka.
- Bertindak sebagai mentor tanpa pamrih. Servant leader yang baik memiliki dedikasi untuk membantu orang-orang yang bekerja untuknya. Servant leader juga perlu tahu bahwa dengan membantu orang-orang disekitarnya, performa orang-orang tersebut akan meningkat dan tentunya akan berdampak baik pada tim yang dipimpin.
- Menunjukkan Ketekunan. Untuk melayani anggota tim yang lain, satu atau dua percakapan mungkin tidak akan cukup. Seorang servant leader yang baik harus mau meluangkan waktunya untuk melayani anggota tim yang lain, membantu mereka hingga performa mereka meningkat, sehingga memberikan dampak yang baik untuk tim.
- Dengan penuh kasih meminta pertanggungjawaban diri dan orang lain atas komitmen mereka. Seorang servant leader yang baik harus bisa menanamkan sense of belonging kepada anggota tim yang lain dengan terus mendorong mereka untuk bekerja dengan penuh totalitas dan kualitas tanpa membuat mereka merasa ada unsur paksaan.
Kesimpulan
Dinamika dari sebuah tim berpengaruh terhadap produktivitas tim tersebut. Maka dari itu, sangat penting bagi sebuah tim untuk memiliki dinamika yang positif. Dinamika tim mencakup tidak hanya kualitas yang dimiliki setiap anggota tim, melainkan juga cara berkomunikasi beserta perilaku dari masing-masing anggota tim. Untuk itu, setiap anggota tim perlu mengenali segala aspek tersebut dengan membangun hubungan internal tim yang baik. Setiap anggota juga senantiasa perlu “melayani” anggota lainnya demi kepentingan tim.
Sekian dari saya, semoga bermanfaat :)
